Notulen                                              CONCEPT 16 oktober 2018                                         versie 1.3

 

Algemene Ledenvergadering Sportclub Eefde d.d. 8 oktober 2018

Aanwezig: 5 bestuursleden en 22 leden;  afmelding: Charlotte Makkink, John Koster en Ilonka Nijland (was wel even aanwezig).

1. Opening

Voorzitter Marc Majoor opent de vergadering en heet alle aanwezigen van harte welkom.

2. Notulen vergadering 9 oktober 2017

De notulen zijn 2 weken voor de vergadering op de website van Sp. Eefde geplaatst en hebben vanaf 19.00 uur in de kantine gelegen, evenzo de agenda en het financieel jaarverslag. Gerard Rood maakt de opmerking bij punt 10 van het verslag dat zij (Johan Peters en Gerard Rood) zich niet kunnen vinden in de tekst en geven aan niet op het gedane voorstel teruggekomente zijn. Bij de rondvraag (punt 13) wordt gevraagd de statuten en het huishoudelijk reglement op de site te zetten. Het huishoudelijk reglement was nog niet geplaatst, maar zal alsnog z.s.m. gebeuren.

3. Ingekomen stukken

Er zijn voor de vergadering geen ingekomen stukken. Wel wordt er een opmerking gemaakt over het 70^stejubileumjaar van Sp. Eefde. Er is door het bestuur gekozen in het kader van dit jubileum voor de jeugd een pannakooi aan te schaffen. Johan Peters geeft aan het voortouw te willen nemen en hiervoor een commissie samen te stellen om het 75-jarig bestaan van de vereniging “groots” te gaan vieren.

4. Verslag secretaris

Evenals vorig jaar wordt het jaarverslag middels een Power Point Presentatieweergegeven en mondeling toegelicht. Enkele te noemen bijzonderheden:

• De bestaande commissies binnen de vereniging worden benoemd en bedankt voor alle inzet en betrokkenheid. Terecht wordt er door Gerard Rood opgemerkt dat de Ontvangstcommissie hierin ontbreekt. De Ontvangstcommissie vertegenwoordigd de club bij uitwedstrijden van het 1^eelftal en ontvangt de gasten bij thuiswedstrijden.
• De Vertrouwenscontactpersoon heeft dit seizoen 2 meldingen gehad, waarvan 1  anoniem. Het bestuur heeft hierover gesprekken gevoerd met betrokkenen, wat tot een oplossing geleid heeft. In het geval van de anonieme melding heeft het bestuur stelling genomen en haar standpunt teruggekoppeld aan de VCP.
• Ledenaantal per 1 aug.’18 bedraagt in totaal 366 personen:

Categorie	Man / Jongen	Vrouw / Meisje
Pupillen JO 13	60	16
Junioren JO 19	62	9
Senioren	105	20
Niet spelend	82	12
Totaal	309	57

Met name door nieuwe aanmeldingen na 1 aug. van jeugd en dames ligt het ledenaantal nu alweer hoger.

• Vanuit de vergadering wordt de opmerking gemaakt om met name de plaats van de aan te schaffen pannakooi voor de jeugd breder te willen bekijken. Hierbij wordt genoemd een plek centraler in het dorp en de gemeente Lochem hierin te betrekken. Een pannakooi op ons sportcomplex zou mogelijk tot meer vandalisme kunnen leiden.
• Een bijzonder resultaat is behaald door de Jo17-1. Een eerste plaats in de eindstand. Dit team heeft veel potentie; dank gaat hierin ook uit naar de trainster/leidster van dit elftal. Henk-Mathijm Smeerdijk geeft aan dat de jeugd (Jo11 t/m Jo17) naast een voorjaarscompetitie ook een najaarscompetitie hebben. Deze standen zullen bij de volgende ALV ook worden meegenomen. Heel bijzonder was de huldiging van JO-08 ivm. het bekertoernooi.
• Vanuit de schoonmaakploeg (Arianne Meijer) wordt opgemerkt dat het regelmatig voorkomt dat op de maandagavonden een vergadering om 20.00 uur begint, maar de leden al om 19.30 uur de kantine betreden. Dit geeft veel hinder bij het schoonmaken en irritatie over en weer. De afspraak is dat de schoonmaakploeg geïnformeerd wordt wanneer en hoe laat er een vergadering is, maar ook dat de kantine op de vaste schoonmaakavond (=maandag) niet voor 20.00 uur betreden mag worden. Het is voor de jeugdcommissie niet altijd mogelijk om hier aan te voldoen, zeker niet in tijden van het indelen van de nieuwe teams. Elkaar respecteren en overleggen hoe dit op te lossen kan een eerste zet zijn. Tevens wordt er opgemerkt dat het schoonmaken van de kleedruimtes (door de senioren elftallen) onder de maat blijft en de onderhoudsploeg dit dan oppakt, wat natuurlijk niet de bedoeling kan zijn.
• Nieuwe ontwikkelingen binnen de vereniging op initiatief een aantal leden
• Een supportersgroep, die bij de wedstrijden van het 1^ste elftal voor het nodige enthousiasme zorgt.
• Het nieuw opgerichte Dart team.  Zij spelen hun wedstrijden in de regio en de thuiswedstrijden in de kantine van Sp.Eefde.
• Activiteiten om de sponsorcommissie nieuw leven in te blazen heeft geleid tot de aanmelding van een tweetal leden die hier vanaf het nieuwe seizoen gericht mee bezig willen zijn.
• Het afgelopen seizoen is er met regelmaat contact geweest met buurtbewoners.
• De verkoop van loten tijdens wedstrijden van het 1^ste elftal is weer opgepakt.
• Besloten is om definitief over te gaan tot aanschaf van een Spelersvolgsysteem.
• Door structurele onderbezetting om  4 seniorenteams te laten spelen is besloten het 3^e elftal in te trekken en uit de competitie te halen.
• Goede onderlinge communicatie blijft belangrijk, zoals bleek in aanloop naar de statiegeld inzamelingsactie Coop. Van meerdere kanten was hier actie op ingezet en toezeggingen gedaan zonder dit intern eerst goed af te stemmen.
• Op de site staat achterhaalde informatie en gegevens; dit wordt bijgewerkt.
• Het blijkt dat elftallen zonder overleg met de juiste persoon zelf van speelveld wisselen. Dit kan en mag niet de bedoeling zijn. Soms wordt een veld om reden niet ingepland. Het is de bedoeling dat dit dan ook gerespecteerd wordt. Zo ook het onderling omwisselen van wedstrijden op de zaterdag. Afstemmen met de juiste persoon is hierin geboden.
• Het wedstrijdsecretariaat (Arjan van’t Veld) en de scheidsrechterscoördinator (Hannelore Majoor) hebben aangegeven met ingang van het nieuwe seizoen te willen stoppen. Er is een nieuwe kandidaat die dit wil gaan oppakken. Gesprekken hierover lopen nog.
• Tijdens het Internationaal Jeugdtoernooi heeft zich een ongeval voorgedaan; betrokkene heeft hierbij letsel opgelopen. Dit is via de verzekering verder geregeld. Om dit in de toekomst te voorkomen is er een (jaarlijkse) hekwerkcontrole actie ingezet en de bevindingen hiervan zijn vastgelegd.
• Door de toeloop van meerdere dames starten we het nieuwe seizoen met 3 teams. Naast het combiteam met AZC zijn er nu ook 2 damesteams 7 x 7. Door niet goed communiceren en het aanspreken van de “niet juiste” personen is er bij de dames het gevoel ontstaan niet volwaardig te worden behandeld. Punten die hierin voorbij komen zijn o.a.: spelen in oude shirts, van trainingsveld verjaagd worden en geen reactie krijgen van het bestuur.  Naast deze opmerkingen is het goed het damesvoetbal in bredere zin te bekijken en alle damesteams hierin te betrekken. Er zit een groot kwaliteitsverschil tussen de verschillende teams.
• Door het Jeugdbestuur is/wordt gekeken naar een “Verklaring Omtrent Gedrag” (VOG). Hoe pakken we dit op en wat zijn de gevolgen als je dit breed invoert.Tevens zijn wij als verenging verplicht ons te gaan houden aan de Europese wetgeving die officieel per 25 mei 2018 is ingevoerd betreffende gegevensbescherming, bekent onder de naam Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Van alle leden is bijvoorbeeld een Toestemmingsverklaring nodig.
• Evenals vorig jaar wordt er op gewezen dat er voor Sp. Eefde een gemeentelijke  verordening voor kantines van sportverengingen van kracht is in het kader van schenk- en openingstijden. Niet naleven van deze bepalingen kan grote gevolgen hebben.

5. Verslag Jeugdbestuur

De voorzitster van het Jeugdbestuur, Ester Engberts,geeft een opsomming wat er vanuit het Jeugdbestuur allemaal gedaan wordt. Een (gegroepeerde) opsommingvan activiteiten en aanvullingen hierop:

• Pietentraining; Winterteen toernooi; Sixday toernooi; Internationaal Jeugdtoernooi; Jeugdkamp
• Overleg met: Activiteitencommissie i.v.m. worstenactie; Damesvoetbal:  hoe verder met bijvoorbeeld meiden/dames voetbal en de verschillende teams (11- en 7-tallen); Intermetzo: afspraken met betrekking tot begeleiding (gedrag); Asielzoekerscentrum: heeft vanuit AZC geen vervolg gekregen; Info avond met trainers en leiders, en gesprekken i.v.m. teamindelingen; Info avond met ouders.
• Bijeenkomsten KNVB:  o.a. Kwaliteit & Performance jeugd (voor betere trainingen); nieuwe spelvormen Jo11; voorbereiding cursus JVTC over de inhoud hiervan start volgend voorjaar.
• Aanname preventieplan geschreven i.v.m. gratis aanvraag VOG via gemeente; bekijken of we hier uiteindelijk wel verder mee willen gaan.
• Invoering Spelersvolgsysteem loopt aardig, maar vraagt wel (veel) meer tijd. Geeft wel beter overzicht van en inzicht in ontwikkeling van jonge spelers. SVS wordt gebruikt bij de teamindelingen.
• Pestprotocol is gemaakt.
• Afspraken rond spelregelbewijs is goed opgepakt en afspraken zijn gemaakt.
• Vervanging van een deel van de eerder geplante bomen aan de QuatreBrasweg heeft plaatsgevonden; de hierdoor verkregen gelden zijn gereserveerd voor aanschaf pannakooi.
• Regioselectie KNVB: drie meiden zijn geselecteerd hiervoor. Dit mogen alleen meiden zijn die in een eerste team spelen.
• Keeperstraining: Bart Scholten is inmiddels gestopt; het vinden van een vervanger wil nog niet lukken.
• Met ingang van het nieuwe seizoen gaat Gerben de Lange, naast de normale trainingen  1 x per maand een speciale training voor de meiden vanaf Jo12 organiseren.
• Onze voorzitster van het Jeugdbestuur (en tevens lid van het AB), Ester Engberts, heeft te kennen gegeven niet herkiesbaar te zijn. Dit is een groot verlies voor de vereniging; zij heeft haar stempel op veel zaken kunnen drukken en de jeugdafdeling binnen de vereniging gepromoot.

6. Pauze

7. Verslag penningmeester

Jeroen Pelskamp geeft aan de hand van het financieel jaarverslag 2017– 2018 een toelichting op de cijfers. Het boekjaar 2017/2018 laat een positief exploitatieresultaat zien van € 1.391. Hierin zijn zoals gebruikelijk de bingogelden niet meegenomen; deze worden gereserveerd voor bijzondere projecten. Het verslag wordt paginagewijs doorlopen en waar nodig toegelicht.

• Pag.3: Er zijn geen investeringen geweest.
• Pag.6: Reservering Kledingkosten (ca. € 6.000) wordt in 3 jaar afgebouwd.
• Pag.7: volgens afspraak (ALV 2017) is er een extra aflossing gedaan op de lening bij de Rabobank.
• Zaalhuur Het Hart onder kortlopende schulden € 1050,= heeft betrekking op de huur voor de Bingo avonden van juni 2018 waarvan de factuur pas in juli 2018 (volgend seizoen) is ontvangen.
• Bijna € 3300,= staan vermeld als reservering voor aanschaf pannakooi; de gelden zijn afkomstig van de worstenactie en de bomenplantactie. Hieraan wordt aankomend seizoen de statiegeldopbrengsten CooP toegevoegd.
• Pag.8: Reservering van gelden voor jeugdplan en dames. De vraag komt hoe lang we dit laten staan of besluiten we dit toe te voegen aan de aanschaf van de pannakooi.
• Pag.9: Resultaat kantine exploitatie is € 3000,= lager dan vorig jaar, ondanks de prijsaanpassing.
• Pag.10: De post Personeelskosten valt hoger uit dan begroot; de reden hiervan is dat er o.a. keuzes gemaakt zijn om bepaalde trainers bij de club te houden. De heer Peters spreekt zijn zorgen uit over de oplopende salariskosten.
• Pag.13: De heer Peters vraagt zich af of het terecht is de kantineomzet jaarlijks hoger te begroten.

8. Verslag kascommissie

De kascommissie, bestaande uit John Koster en Martien Kamphorst, verklaren alle stukken en bescheiden, betrekking hebbende op de exploitatie over de periode 1 juli 2017 tot en met 30 juni 2018 en de balans per 30 juni 2018 te hebben gecontroleerd en akkoord bevonden.

De kascommissie verzoekt de vergadering om de bestuurder décharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid over de periode 1 juli 2017 tot en met 30 juni 2018. De kascommissie geeft bij de verklaring tevens een aantal positieve punten aan, maar ook punten die voor de toekomst aandacht blijven vragen. 

Positieve punten: wederom een positief exploitatie resultaat, een toenemend eigen vermogen, getroffen voorzieningen betreffende de kantine en de gedane extra aflossing op de langlopende lening.
Aandachtpunten: sterke groei salarissen/vrijwilligersvergoedingen, sponsorinkomsten op de langere termijn, actie inzetten op duurzaamheid en investering in vervanging toiletgroep.

9. Benoeming kascommissie

Maximale zittingsperiode voor leden van de kascommissie is 2 jaar; derhalve is John Koster aftredend. Martien Kamphorst blijft lid van de kascommissie voor de periode 2018 – 2019. Gerard Schonewille(huidige reserve lid) wordt benoemd als lid van de kascommissie; nieuw reserve lid wordt Bas Kamphorst.

10. Contributie verhoging i.v.m. wettelijke BTW verhoging (6% naar 9%)

Dit agenda punt is door de tijd ingehaald. Uit de stukken behorend bij de presentatie van de Miljoenennota op Prinsjesdag lijkt het er op dat sportverenigingen vrijgesteld worden van BTW.Daarmee komt de te verrekenen voorheffing van 21% BTW ook te vervallen. Het gebruikmaken van een beheersstichting (zoals Stichting Accommodaties Eefde) moet in die zin opnieuw worden beoordeeld. Beide besturen zullen hiertoe overleg gaan voeren.

11. Bestuursverkiezing

Aftredend en niet herkiesbaar:

• Ester Engberts (Jeugdcommissie)
• Jeroen Pelskamp (Penningmeester)

Er zijn geen kandidaten voor opvolging gevonden.Derhalve zijn de bestuursfuncties Penningmeester  en Jeugdbestuur vacant. Naast de twee andere niet ingevulde vacatures, te weten de bestuursfunctie Technische zaken en bestuursfunctie Gebouwen/Terreinen, bestaat het bestuur nog slechts uit 3 personen.

Dit gegeven trekt een zware wissel op het bestuur. Er wordt dan ook met klem gevraagd mee te denken aan oplossingen. Voorzitter Marc Majoor bedankt Ester en Jeroen voor hun inzet als bestuurslid en overhandigd hen een bloemetje en een klein presentje namens Sp. Eefde.

12. Rondvraag

• Inge van Vliet: hoe zit het met een vergoeding van kleding (dames bij AZC)? Er zijn financiële afspraken gemaakt met AZC, zoals bijvoorbeeld meebetalen voor de trainer. Er wordt één lijn getrokken met de mannen betreffende de kleding. Dit houdt in dat aanvragen hierover neergelegd moeten worden bij de kledingcommissie en voor de jeugd loopt dit via de leiders.
• Gerard Rood: is het een idee om alle vrijwilligers te bedanken tijdens de nieuwjaarsreceptie, zonder specifiek iemand te benoemen.
• Gerhard van Bemmel: Idee om de diverse commissies eens samen te laten overleggen met het bestuur erbij.
• Gerard Schonewille: verzoek om de notulen eerder op de site te plaatsen.
• Bennie Nijhof: het huishoudelijk reglement geeft aan dat spelers niet in sportkleding naar de vereniging komen. Hier wordt blijkbaar weinig rekening mee gehouden. Graag aandacht hiervoor.
• Johan Peters: Alle trainers / leiders er op wijzen dat de verlichting na gebruik van trainingsveld en kleedkamer uitgedaan worden. Hiermee valt veel energie te besparen en dus kosten.
• Martien Kamphorst: kijken hoe het bestuur een andere presentatie kan gaan houden om vervelende discussies te voorkomen.

13. Sluiting

Voorzitter Marc Majoor bedankt alle aanwezigen voor hun komst en inbreng en sluit de vergadering om 23.00 uur