Notulen Algemene Ledenvergadering 2017

Notulen Algemene Ledenvergadering Sportclub Eefde d.d. 9 oktober 2017

Aanwezig: 6 bestuursleden en 13 leden; afmelding: Charlotte Makking, Maaike Calis en Johan Peters

  1. Opening Voorzitter
    Marc Majoor opent de vergadering en heet alle aanwezigen van harte welkom. Agendapunt 9 (pauze) wordt naar voren gehaald en komt na punt 5.
  2. Notulen vergadering 10 okt. 2016
    De notulen 10 oktober 2016 hebben vanaf 19.00 uur ter inzage in het clubgebouw gelegen. Geen opmerkingen c.q. aanvullingen. De notulen worden vervolgens goedgekeurd met dank aan de secretaris.
  3. Ingekomen stukken
    Er is een mail binnengekomen van Johan Peters; hierin staan een aantal vragen genoemd met betrekking op de financiële cijfers. Deze vragen zullen bij het verslag van de penningmeester beantwoord worden.
  4. Verslag secretaris seizoen 2016 – 2017
    Het jaarverslag wordt in de vorm van een Power Point presentatie getoond en mondeling toegelicht door Peter Kraak.
    Enkele bijzonderheden:
    – Alle commissies worden benoemd en de vrijwilligers (niet bij naam genoemd) worden allen hartelijk bedankt voor hun betrokkenheid en inzet het afgelopen seizoen. Ter aanvulling wordt vanuit de vergadering aangevuld de clubvertegenwoordigers bij wedstrijden van het 1ste elftalen de ontvangstcommissie op de zaterdagen.
    – Vooraankondiging: Snertloop 2018 en 70-jarig bestaan 23 febr. 2018
    – Eindstanden van het afgelopen seizoen laten een paar mooie klasseringen zien en zelfs een paar eerste plaatsen: Junioren JO-15 (1G); Pupillen JO-13 (3d) en JO-7 (1G).
    – Drankgebruik in de kantine heeft begin 2017 geleid tot een bijna ongeluk op de spoorwegovergang Meijeringstraat. De vereniging heeft hier ook een zekere mate van verantwoordelijkheid in.
    – Plaatsing van 3 bankjes bij het KGV vanuit de opbrengst worstenactie.
    – Nieuw (verbeterd) kledingcontract afgesloten voor 4 jaar bij de fa. Houx (actie Johan Peters).
    – Aandacht voor de boete van € 720,= die de vereniging heeft moeten betalen wegens het illegaal uitzenden van Fox Sport. Een volgende boete bedraagt € 1500,= per overtreding.
    – Ledenaantal per datum 1 aug.’17 bedraagt in totaal 355 personen; als volgt verdeelt:

     

    Categorie man/jongen vrouw/meisje
    Pupillen JO 13 76 14
    Junioren JO 19 70 10

     

    Senioren

    101 6
    Niet spelend 90 12
  5. Verslag Jeugdbestuur seizoen 2016 – 2017
    Voorzitter Jeugdbestuur, Ester Engberts, doet verslag van de ontwikkelingen van het afgelopen seizoen.
    – Het beleidsplan 2017 – 2020 is opgesteld door T. en B. Scholten, W. Schonenberg, H. v. Zeijts, A. Reijlink, M. Kamphorst, G. Schonewille en E. Engberts. Het is geen plan wat in de onderste lade blijft liggen, maar wel een stuk waar wij als vereniging ons aan willen houden. Jaarlijkse evaluatie is hier een onderdeel van. Het beleidsplan is terug te vinden op de website.
    – Herman van Zeijts blijft verbonden aan Sp. Eefde in de functie van jeugdcoördinator.
    – Begin dit jaar is er als pilot gestart met het Spelersvolgsysteem, waar Gerard Schonewille de coördinatie van doet. Vanaf het nieuwe seizoen werken we er nu echt mee. Er is een avond georganiseerd voor trainers en leiders. Jaarlijks zijn er 3 evaluatie momenten.
    – Er is extra aandacht voor kinderen met een rugzakje; Mathijs Kamphorst zet zich hier voor in.
    – Bart Scholten is halverwege het seizoen gestart met keeperstraining voor de junioren en pupillen elftallen.
    – Voor de jeugd t/m. 9 jaar is er door de KNVB een nieuwe spelvorm ingevoerd, o.a. kleinere teams en aangepaste velden. Scheidrechters zijn nu begeleiders, die niet meer midden op het veld staan. Volgende stap is de uitbouw van deze nieuwe spelvorm naar JO-13.
    – Invoering van een “pestprotocol” zal komend seizoen afgerond worden.
    – Bomenplan actie van de gemeente Lochem aan de Quatre Brassweg door de jeugd is onder “aanvoering”van Charlotte Makking een succes geworden (opbrengst € 1700,=).
    – Vanuit de vergadering wordt een vraag gesteld over het ontbreken van een ontvangstcommissie op de zaterdagochtenden. Dit punt wordt na de vergadering met betrokkenen opgepakt.
    – Het damesvoetbal valt ook onder het Jeugdbestuur. Voor komend seizoen is de inzet om weer een dames/meidenteam te vormen.
    – Internationaal toernooi is door de inzet van een groep enthousiaste vrijwilligers weer een mooi toernooi geworden.
    – Ook het Jeugdkamp was wederom een succes.
    – De invulling van het Sixday toernooi krijgt mogelijk een andere invulling voor de jeugd.
    – De invoering van het Digitale wedstrijdformulier verloopt (na enige gewenning) goed.
    – Henk Mathijm Smeerdijk stopt stopt in zijn functie van alg. jeugdcoördinator JO-15 / JO-19.
  6. Pauze
  7. Verslag penningmeester verslagjaar 2016 – 2017
    Het financieel jaarverslag heeft van 19.00 uur ter inzage in het clubgebouw gelegen; tevens was het verslag op de website geplaatst. De penningmeester Jeroen Pelskamp geeft een toelichting op de cijfers.

    Het boekjaar is met een positief saldo van € 3680,= afgesloten; de bingo gelden zijn hierin niet meegenomen, maar worden apart gereserveerd.

    – De hogere boekwaarde inventaris kantine heeft betrekking op de aanschaf van een nieuwe bar (incl. montage).
    –  Voorraden vaantjes, sjaals en speldjes wordt dit jaar als post eenmalig afgeschreven ten laste van het resultaat .
    – Voorstel om op de Rabobank lening dit jaar en volgend jaar een aflossing te doen van 5% van de aanschafwaarde van deze lening wordt door de gehele vergadering akkoord bevonden.
    – Enkele reserveringen worden dit boekjaar als kosten opgevoerd o.a. bomenplant actie opbrengst voor de jeugd; kosten voor een damesteam, zoals wervingskosten; kosten in algemene zin i.v.m. het jeugdplan.
    – Begroting 2017 – 2018 laat een hogere post salarissen/vrijwilligersvergoeding zien; dit heeft o.a. te maken met de afdracht aan belastingen voor de nieuwe trainer, die in een hogere belastinggroep valt.
    – Het bestuur heeft gekozen voor een begroting die in evenwicht is en waar mogelijk rekening te houden met onverwachte omstandigheden. De nieuwe belastingplannen om het lage BTW-tarief te verhogen van 6 % naar 9% kost ons als vereniging +/- € 1000,= per jaar.

  8. Verslag kascommissie.
    De leden van de kascommissie Rolf Gossen en John Koster hebben op 25 september jl. de boekhouding gezien en de nodige onderliggen stukken getoetst. Aan de hand van de stukken, betrekking hebbende op de exploitatie over de periode juli 2016 tot en met juni 2017 en de balans per 30 juni 2017 zijn gecontroleerd en akkoord bevonden. De kascommissie verzoekt de vergadering om de bestuurder decharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid over de periode juli 2016 tot en met juni 2017. De decharge wordt verleend door de vergadering.

  9. Benoeming kascommissie.
    Leden van de kascommissie mogen maximaal twee jaar aanblijven. Derhalve treedt Rolf Gossen af en wordt hartelijk bedankt voor zijn inzet. John Koster blijft lid van de kascommissie seizoen 2017 – 2018. Als nieuw lid kascommissie wordt benoemt Marien Kamphorst; reserve lid wordt Gerard Schonewille.
  10. Kantine prijzen.
    Al bijna 2 jaar zijn er overleggen van afgevaardigden van het bestuur en de kantine commissie om de consumptieprijzen aan te passen aan de huidige norm. Benchmark in de regio levert op dat wij met onze prijzen aan de lage kant zitten. Daarnaast laat de marge van de kantine een dalende lijn zien (er blijft minder over in relatie tot de omzet). Uiteindelijk is er een voorstel van Johan Peters en Gerard Rood gekomen om een deel van de consumptie met € 0,25 te verhogen per 1 januari 2018. Deze verhoging betreft alleen de alcoholische dranken (tapbiet, wijn, enz.); waarbij de prijzen van een flesje bier en Radler onveranderd blijven. Zowel Johan (via mail) en Gerard komen nu op het voorstel terug. Uiteindelijk wordt besloten om het voorstel, de genoemde alcoholische dranken met € 0,25 te verhogen in stemming te brengen.
    19 leden aanwezig: 10 voor; 5 tegen en 4 onthoudingen.

    Besluit, comfort het eerder ontvangen voorstel van Johan en Gerard, is aangenomen.

  11. Beleidsplan.
    Het beleidsplan is onder agendapunt 5 behandeld en staat al enige tijd op de website. Leiders en trainers van de senioren elftallen worden nog geïnformeerd.
  12. Bestuursverkiezing.
    Aftredend en niet herkiesbaar: Jeroen van Zeijts Er zijn geen kandidaten voorgesteld; derhalve is de functie van bestuurslid Gebouwen en Terreinen vooralsnog vacant.
    Jeroen heeft aangegeven de werkzaamheden als niet bestuurslid (tijdelijk?) voort te zullen zetten. Marc majoor bedankt Jeroen voor zijn inzet als bestuurslid en zal op een later tijdstip dit bevestigen met een presentje namens de vereniging.
  13. Rondvraag
    Gerard Schonewille: verzoek om een extra veldje, incl. Belijning, bij het KGV voor de pupillen. Hier wordt al wel naar gekeken; andere mogelijke oplossing is via Arjan van’t Veld de indeling van de teams aanpassen.

    Ton Scholten: op dit moment zijn er 2 functie binnen het bestuur vacant; oplossing(?) het bestuur uit 5 personen laten bestaan en meer met commissie gaan werken. Dit zal dan ook in de Statuten opgenomen moeten worden. De huidige Statuten en Huishoudreglement ook op de website zetten.

  14. Sluiting
    Om 22.30 uur bedankt de voorzitter alle aanwezigen voor hun komst en inbreng en sluit de vergadering.

Reacties zijn gesloten.